Rancakmedia.com – Apakah kamu sudah tau pengertian Purchase Order atau PO? Purchase order atau PO berarti dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. Hanya di artikel ini temukan fungsi dan penjelasan lengkapnya.
Dalam bisnis, terdapat banyak sekali transaksi pembelian yang dilakukan, dan dengan adanya Purchase Order dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan dengan lancar dan terstruktur.
Purchase Order merupakan istilah yang umum digunakan dalam bisnis. Hal ini dikarenakan Purchase Order berperan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa untuk keperluan bisnis.
Pengertian Purchase Order
Purchase Order atau Pesanan Pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang berisi permintaan pembelian barang atau jasa dari pihak penjual oleh pihak pembeli.
Dokumen ini berisi informasi terperinci tentang produk atau jasa yang dibeli, termasuk kuantitas, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
Tujuan utama dari Purchase Order adalah untuk memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan terstruktur dan terkontrol, sehingga dapat menghindari kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman produk atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan.
Selain itu, Purchase Order juga dapat memudahkan pihak pembeli dalam melacak status pengiriman barang atau jasa dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan.
Perbedaan antara Purchase Order dengan Invoice adalah bahwa Purchase Order merupakan permintaan pembelian dari pihak pembeli, sedangkan Invoice merupakan permintaan pembayaran dari pihak penjual setelah barang atau jasa telah diterima oleh pihak pembeli.
Jenis-jenis Purchase Order
Terdapat beberapa jenis Purchase Order yang dapat digunakan dalam bisnis, di antaranya:
1. Purchase Order Standar
Purchase Order Standar adalah jenis Purchase Order yang umum digunakan dalam bisnis. Dokumen ini berisi permintaan pembelian barang atau jasa secara umum tanpa spesifikasi yang terlalu rinci.
Purchase Order Standar sering digunakan untuk pengadaan barang atau jasa yang dibeli secara berkala dan jumlahnya tidak terlalu banyak.
2. Purchase Order Blanket
Purchase Order Blanket adalah jenis Purchase Order yang dibuat untuk pengadaan barang atau jasa dalam jumlah yang besar dan untuk waktu yang lama. Purchase Order Blanket biasanya digunakan untuk pengadaan barang atau jasa yang tergolong mahal dan sulit ditemukan.
3. Purchase Order Cadangan
Purchase Order Cadangan adalah jenis Purchase Order yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang tidak terduga. Dokumen ini dibuat sebagai cadangan dan akan digunakan jika suatu saat diperlukan.
4. Purchase Order Spot
Purchase Order Spot adalah jenis Purchase Order yang dibuat untuk pengadaan barang atau jasa secara mendadak dan darurat.
Dokumen ini berisi permintaan pembelian barang atau jasa yang memerlukan pengiriman segera, biasanya dalam waktu 24 jam.
Proses Pembuatan Purchase Order
Proses pembuatan Purchase Order dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam pembuatan Purchase Order adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh bisnis.
Hal ini dapat dilakukan melalui komunikasi antara pihak pembeli dengan pihak yang membutuhkan barang atau jasa.
2. Pemilihan Vendor
Setelah kebutuhan barang atau jasa teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih vendor yang akan memenuhi kebutuhan tersebut.
Vendor yang dipilih harus dapat memberikan barang atau jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan dan memiliki reputasi yang baik.
3. Penawaran Harga
Setelah vendor dipilih, pihak pembeli dapat meminta penawaran harga dari vendor yang bersangkutan.
Penawaran harga ini harus mencantumkan rincian harga, termasuk biaya pengiriman dan waktu pengiriman barang atau jasa.
4. Pembuatan Purchase Order
Setelah harga disepakati, pihak pembeli dapat membuat Purchase Order yang berisi detail tentang barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk kuantitas, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
5. Verifikasi dan Persetujuan
Purchase Order yang telah dibuat harus diverifikasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang di perusahaan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa Purchase Order sesuai dengan kebijakan perusahaan dan anggaran yang tersedia.
6. Pengiriman Purchase Order
Setelah Purchase Order disetujui, dokumen tersebut harus dikirim ke vendor yang akan memenuhi pesanan. Vendor akan memproses pesanan dan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
7. Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah barang atau jasa diterima, pihak pembeli harus memeriksa dan memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan Purchase Order. Jika ada masalah atau ketidaksesuaian, pihak pembeli harus segera menghubungi vendor untuk memperbaiki situasi tersebut.
Proses pembuatan Purchase Order yang efektif dapat membantu bisnis untuk menghemat waktu dan biaya, serta memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan terstruktur dan terkontrol.
Cara Melacak Purchase Order
Melacak Purchase Order merupakan salah satu hal penting yang harus dilakukan oleh pihak pembeli untuk memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa telah dilakukan dengan benar.
Berikut adalah beberapa cara melacak Purchase Order:
1. Menggunakan Sistem ERP
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat membantu memantau Purchase Order dari awal hingga akhir.
Dalam sistem ERP, setiap Purchase Order memiliki nomor unik yang memungkinkan pembeli untuk melacak status pembelian secara real-time.
2. Menghubungi Vendor
Pembeli dapat menghubungi vendor untuk memperoleh informasi tentang status pengiriman barang atau jasa yang telah dibeli.
Vendor akan memberikan informasi tentang tanggal pengiriman, nomor resi pengiriman, dan perkiraan waktu tiba.
3. Menggunakan Email
Pembeli dapat menggunakan email untuk meminta update tentang status pembelian. Email harus mencantumkan nomor Purchase Order dan detail tentang barang atau jasa yang telah dibeli.
4. Menggunakan Aplikasi Pelacakan Pengiriman
Beberapa vendor menyediakan aplikasi pelacakan pengiriman yang memungkinkan pembeli untuk melacak status pengiriman secara online. Aplikasi ini biasanya dapat diakses melalui situs web vendor atau melalui aplikasi seluler.
Contoh Purchase Order
Berikut adalah contoh Purchase Order yang dapat menjadi referensi dalam pembuatan dokumen ini:
Nomor Purchase Order: 12345678
Tanggal Pembuatan: 1 Mei 2023
Pembeli: PT. ABC
Vendor: PT. XYZ
Deskripsi Barang atau Jasa:
- 50 unit laptop merek Acer
- 10 unit printer merek HP
- 5 unit scanner merek Canon
Spesifikasi Barang atau Jasa:
- Laptop Acer dengan spesifikasi Intel Core i5, RAM 8GB, dan hard drive 1TB
- Printer HP dengan spesifikasi cetak warna dan hitam putih, kecepatan mencetak 20 lembar per menit, dan konektivitas Wi-Fi
- Scanner Canon dengan spesifikasi resolusi 1200 x 2400 dpi dan kecepatan scan 10 detik per lembar
Harga:
- Laptop Acer sebesar Rp 10.000.000 per unit
- Printer HP sebesar Rp 2.000.000 per unit
- Scanner Canon sebesar Rp 1.500.000 per unit
- Total Harga: Rp 600.000.000
Jadwal Pengiriman:
- 25 unit laptop, 5 unit printer, dan 3 unit scanner akan dikirim pada tanggal 15 Mei 2023
- 25 unit laptop dan 5 unit printer akan dikirim pada tanggal 30 Mei 2023
- 22 unit laptop, 5 unit printer, dan 2 unit scanner akan dikirim pada tanggal 15 Juni 2023
Ketentuan Pembayaran:
- 50% dari total harga harus dibayarkan sebelum pengiriman barang dilakukan
- 50% sisanya dibayarkan setelah barang diterima dan diverifikasi oleh PT. ABC
Dalam contoh Purchase Order di atas, terdapat informasi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, spesifikasinya, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
Dokumen ini dibuat untuk memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan terstruktur dan terkontrol.
Manfaat Penggunaan Purchase Order
Penggunaan Purchase Order memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat penggunaan Purchase Order:
1. Mengatur Pengeluaran Keuangan
Dengan adanya Purchase Order, perusahaan dapat mengatur pengeluaran keuangan dengan lebih terkontrol. Dokumen ini dapat membantu perusahaan dalam membuat anggaran yang lebih terstruktur dan mengurangi risiko kelebihan anggaran.
2. Mempercepat Proses Pembelian
Dokumen Purchase Order dapat mempercepat proses pembelian. Dalam dokumen ini, terdapat detail barang atau jasa yang dibeli, spesifikasinya, harga, dan jadwal pengiriman.
Dengan adanya informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian dengan lebih cepat.
3. Mencegah Kesalahan Pemesanan
Dokumen Purchase Order dapat membantu mencegah kesalahan pemesanan. Dalam dokumen ini, terdapat detail tentang barang atau jasa yang dibeli dan spesifikasinya.
Dengan adanya informasi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Memudahkan Pelacakan Barang atau Jasa
Dokumen Purchase Order dapat memudahkan pelacakan barang atau jasa. Dalam dokumen ini, terdapat jadwal pengiriman yang jelas dan nomor Purchase Order yang unik.
Dengan adanya informasi ini, perusahaan dapat melacak status pembelian secara real-time.
5. Meningkatkan Kerja Sama dengan Vendor
Dokumen Purchase Order dapat meningkatkan kerja sama dengan vendor. Dalam dokumen ini, terdapat detail tentang barang atau jasa yang dibeli, spesifikasinya, harga, dan jadwal pengiriman.
Dengan adanya informasi ini, vendor dapat mempersiapkan barang atau jasa yang dibeli dengan lebih baik dan mengirimkan sesuai jadwal yang telah disepakati.
Dalam bisnis, penggunaan dokumen Purchase Order sangat penting untuk mengatur pengadaan barang atau jasa dengan terstruktur dan terkontrol.
Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengurangi risiko kelebihan anggaran, mencegah kesalahan pemesanan, dan memudahkan pelacakan barang atau jasa.
Kesimpulan
Purchase Order atau Pesanan Pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang berisi permintaan pembelian barang atau jasa dari pihak penjual oleh pihak pembeli.
Demikian informasi tentang pengertian purchase order dan manfaatnya untuk bisnis, semoga artikel di atas dapat bermanfaat dan membantu untuk kamu semua.
