Rancakmedia.com – Berikut ini penjelasan mengenai pengertian manajemen perkantoran yang harus kamu ketahui, agar kamu mendapatkan informasinya secara lengkap simak artikel yang telah kami sediakan dibawah ini.
Ketika kamu membahas tentang manajemen perkantoran, fokus utamanya pasti ada efisiensi kantor dan semua faktor yang berkontribusi pada kinerja kerja kantor yang produktif. Manajemen perkantoran membina lingkungan kantor yang positif.
Efisiensi dan efektivitas pada pengelolaan manajemen perkantoran yang terkoordinasi adalah ciri khas bisnis yang dikelola dengan baik, Tingkat strategis, taktis, dan operasional semuanya bisa mendapatkan manfaat dari hal ini.
Dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif manajemen perkantoran mengarahkan dan mengatur kegiatan staf kantor agar menuju pencapaian tujuan organisasinya. Kegiatan yang ada di dalamnya adalah untuk tujuan yang dapat meningkatkan efisiensi, dan efektivitasnya.
Yang terfokus dari definisi ini yaitu, menekankan pada staf, karena pekerja dan manajer yang produktif adalah fondasi dari setiap bisnis yang sukses.
Manajer bertanggung jawab atas alokasi stasiun kerja dan persediaan, pemantauan pengeluaran kantor atau administrasi, manajemen pelatihan personel dan pengaturan perjalanan, dan pengawasan karyawan dan fasilitas lainnya.
Pengertian Manajemen Perkantoran Secara Umum
Untuk tergapainya pencapaian tujuan suatu organisasi, manajemen administrasi perkantoran yang baik adalah salah satu kegiatan pengolahan data yang disertai dengan informasi yang dilakukan secara rutin, metodis, dan terus-menerus dengan cara mengikuti kegiatan organisasi yang berbeda.
Tujuan manajemen perkantoran adalah untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan banyak kegiatan dan proyek yang terjadi di dalamnya agar bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan cara yang paling efektif dan tepat waktu.
Manajemen kantor mengacu pada upaya apa pun yang dilakukan untuk mengatur atau mengendalikan tugas yang dilakukan dalam pengaturan kantor.
Definisi dasar manajemen perkantoran menurut para ahli, adalah sebagai berikut:
1. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Merencanakan, mengatur, dan menata pekerjaan kantor, serta menggerakkan orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, itu adalah apa yang Edwin Robinson dan William Leffingwell anggap sebagai definisi manajemen perkantoran.
2. George R. Terry
Definisi manajemen perkantoran menurt George R. Terry adalah merencanakan, mengatur, dan menata pekerjaan kantor, serta memotivasi orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Millis Geoffrey
Geoffrey Millis berkata definisi dari manajemen perkantoran adalah mengarahkan para pekerja kantor untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efektif guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Rifhi Siddiq
Manajemen perkantoran adalah proses pelaksanaan tugas-tugas manajemen dalam pekerjaan kantor yang telah diatur sebelumnya.
5. W.H. Evans
Administrasi perkantoran adalah peran yang melibatkan manajemen dan pengarahan semua fase operasi perusahaan termasuk pemrosesan materi informasi, komunikasi, dan memori organisasi, yang dikatakan oleh W.H. Evans.
6. Moekijat
Pengertian manajemen perkantoran adalah memastikan bahwa tujuan kantor terpenuhi dan para pekerja senang di kantor mereka. Hal ini dicapai dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.
7. Prajudi Atmosudirjo
Menggabungkan unsur-unsur manajemen perusahaan (kantor secara keseluruhan, termasuk lokasi fisik, infrastruktur, dan karyawannya), dan manajemen operasional, manajemen perkantoran adalah bidang yang luas (pekerjaan kantor).
Tujuan dalam Manajemen Perkantoran
Mari kita lihat apakah kita bisa memahami prinsip-prinsip inti manajemen kantor. Ini akan memberikan lebih pada signifikansi dan kekritisan masalah. Tujuan dari sistem manajemen kantor adalah sebagai berikut:
1. Menyederhanakan alur kerja
Di kantor, program atau tugas adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait. Ketika proses dilakukan secara efisien, maka produktivitas akan meningkat.
Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan tata kelola dan pengendalian proyek yang ketat. Manajemen dan kepemimpinan harus cukup tangguh untuk mengarahkan seluruh tim ke arah yang lebih benar.
2. Kolaborasi dan Koordinasi
Kunci sukses bagi kesehatan dan perkembangan jangka panjang perusahaan, yaitu ada pada fokus uatama manajemen di kantor agar membina lingkungan kolaborasi antara pihak internal dan eksternal untuk menghilangkan kebingungan dan perselisihan.
Sangat penting untuk meningkatkan koordinasi di berbagai bagian organisasi untuk menghindari kesalahpahaman dan gesekan.
3. Penemuan dan Inovasi
Cara-cara tradisional dalam melakukan tugas sehari-hari dapat menyebabkan terhentinya inovasi dan pekerjaan. Ketidakmampuan untuk mengurangi tenaga kerja dan tingkat biaya membatasi prospek pertumbuhan pendapatan untuk bisnis.
Manajer di kantor harus mempromosikan lingkungan kerja yang kondusif untuk melakukan brainstorming, ide-ide baru, pekerjaan mendalam, dan penelitian. Hasilnya, produktivitas akan meningkat, biaya akan turun, dan pertumbuhan ekonomi akan membaik.
4. Persaingan pasar
Ada banyak orang yang terlibat dalam dunia bisnis saat ini, dan mereka berasal dari berbagai bidang dan spesialisasi. Sulit untuk maju di tengah-tengah mereka dan mengalahkan persaingan tanpa menggunakan otak Anda.
Dalam hal manajemen kantor, tujuan utamanya adalah memastikan bahwa pimpinan perusahaan memilik sumber daya yang mereka butuhkan untuk merespons secara efektif terhadap tantangan yang ditimbulkan oleh iklim bisnis yang dinamis dan terus berkembang.
Metode seperti pelatihan dan manajemen perubahan organisasi digunakan untuk mewujudkan perubahan ini.
5. Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif
Sumber daya seperti tenaga kerja manusia atau peralatan kantor fisik, harus digunakan secara efektif jika ingin mendapatkan keuntungan dalam perusahaan.
Pemborosan, penggunaan yang kurang, dan penggunaan yang berlebihan, semuanya berdampak negatif pada produksi dan efisiensi.
Manajer di kantor harus menjadikannya misi mereka untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia digunakan secara efektif. Membedakan antara aktivitas yang menambah nilai dan yang tidak menambah nilai sangat penting untuk penggunaan sumber daya yang efisien.
Jenis Pekerjaan Manajemen Perkantoran
Meskipun ada beberapa jenis posisi manajemen kantor, sebagian besar manajer melakukan tugas sehari-hari yang sebanding.
Manajer departemen administrasi tempat kerja bertanggung jawab atas berbagai tugas, termasuk keputusan kantor, pelatihan, dan pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor.
1. Kantor Perusahaan
Tim manajemen kantor perusahaan terdiri atas para manajer dari seluruh lokasi perusahaan. Karena manajer distrik biasanya berada di kantor pusat perusahaan, semua manajer cabang diharuskan sering melakukan perjalanan ke sana.
Sumber daya manusia dan pemasaran adalah dua bidang di mana manajer kantor pusat harus berpikir secara kreatif.
2. Kantor Medis
Manajemen kantor medis memerlukan keahlian dalam anatomi, metode laboratorium, dan peraturan perawatan kesehatan.
Manajer di kantor medis bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan semua asisten medis di kantor dokter. Pemeliharaan privasi pasien dan pengelolaan limbah medis yang aman adalah dua tugas penting tambahan.
3. Kantor Hukum
Manajemen kantor hukum memerlukan pengetahuan teoritis tentang hukum dan keahlian yang luas dalam praktik yang sebenarnya.
Manajer kantor hukum bertanggung jawab untuk mengawasi kantor sekretaris hukum, serta departemen sumber daya manusia, manajemen, dan penggajian.
4. Kantor Virtual
Alih-alih bekerja penuh waktu untuk satu perusahaan kecil, manajer kantor virtual sering membagi waktu mereka di antara banyak klien, karena semakin banyak bisnis baru yang mulai mengontrakkan pengelolaan kantor virtual mereka ke perusahaan luar.
Bukan rahasia lagi bahwa semakin banyak orang yang memilih untuk bekerja dari jarak jauh, yang membuat manajer kantor virtual menjadi alternatif yang menarik bagi perusahaan kecil yang sedang berkembang yang belum membutuhkan manajer kantor di tempat.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Tugas seorang manajer kantor mencakup tugas-tugas berikut ini:
1. Aktivitas Kantor
Setiap hari di kantor melibatkan beberapa kombinasi aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pengelolaan aktivitas kantor.
2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran
Fasilitas kantor digunakan untuk merujuk pada struktur, area, atau pekerjaan apa pun yang digunakan dalam pengaturan kantor.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Ada beberapa peran dalam manajemen kantor, termasuk tetapi tidak terbatas pada:
1. Planning
Dalam manajemen perkantoran, fungsi perencanaan digunakan untuk mencari tahu bagaimana melakukan segala sesuatu. Untuk menjalankan peran perencanaan ini, seorang manajer harus mempertimbangkan bagaimana aset pekerjaan yang ada akan dimanfaatkan.
2. Organizing
Manajer akan terbantu dalam kegiatan pengawasannya dan dalam menugaskan personil pada tugas-tugas yang diberikan oleh fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran.
Kehadiran fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena fungsi ini memfasilitasi kelancaran operasi struktur yang terdefinisi dengan baik dan menjelaskan semua tugas setiap departemen atau divisi secara rinci.
Selain itu, garis wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi akan tergambar lebih jelas, dan keterkaitan antara berbagai tugas yang dilakukan oleh berbagai unit organisasi, serta sumber daya manusia dan material yang diperlukan, akan lebih diketahui.
3. Commanding
Dalam konteks manajemen perkantoran, peran pengarahan atau komando terkait erat dengan fungsi manajemen dalam memberikan arahan, nasihat, perintah, dan instruksi kepada bawahan sehingga mereka dapat melaksanakan tanggung jawab mereka. Tujuannya adalah untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar dan sesuai dengan harapan.
4. Controlling
Manajemen kantor administratif memerlukan peran pengendalian atau pengawasan untuk memastikan bahwa semua kegiatan berjalan sesuai rencana dan sumber daya digunakan secara efisien.
Kesimpulan
Manajemen perkantoran mengacu pada upaya apa pun yang dilakukan untuk mengatur atau mengendalikan tugas yang dilakukan dalam pengaturan kantor. Tujuan manajemen kantor adalah untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan banyak kegiatan dan proyek yang berlangsung di dalam kantor.
Demikian informasi tentang pengertian manajemen perkantoran lengkap dengan fungsinya, semoga artikel di atas dapat bermanfaat dan membantu untuk kamu semua.
