Pengertian Surat Masuk dan Keluar Serta Manfaatnya

Rancakmedia.com – Dibawah ini penjelasan mengenai surat masuk dan keluar yang harus kamu ketahui pengertian beserta tujuan dan manfaatnya, Untuk mendapatkan informasinya maka simak dengan teliti artikel yang telah kami sediakan berikut ini.

Pada dasarnya banyak perusahaan menggunakan metode ini. Pengorganisasian surat masuk dan keluar adalah alat yang berguna untuk mengatur email organisasi. Pada sebagian besar bisnis, pengelolaan surat perusahaan adalah menyusun dan menganalisis surat yang akan dikirim atas nama perusahaan, sebelum dikirim.

Namun, masih banyak perusahaan yang belum beralih ke sistem pengelolaan surat elektronik. Saat ini, masih ada beberapa perusahaan yang mengelola surat masuk dan keluar mereka secara manual. Karena membutuhkan banyak waktu dan tenaga untuk menyortir surat, ini pada akhirnya akan membebani perusahaan.

Mengelola surat masuk dan keluar memerlukan berbagai tugas manual, seperti menangani kebutuhan akan banyak kertas, kebutuhan akan ketelitian saat melakukan pemeriksaan, prosedur permintaan persetujuan yang panjang, disposisi yang rumit, kesulitan saat mencari dan mengubah surat, dan tugas serupa lainnya.

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Istilah surat masuk dan surat keluar sering digunakan dalam berbagai macam tugas administrasi, baik di dalam maupun di luar organisasi atau perusahaan.

Jika kamu mengetahui apa yang dimaksud dengan istilah surat masuk dan surat keluar, kamu akan lebih siap untuk menangani kedua jenis surat ini dalam bisnis atau organisasi. Surat masuk didefinisikan di bawah ini, bersama dengan surat keluar.

Surat masuk adalah surat yang dikirim ke perusahaan dari luar perusahaan maupun surat yang dikirim di dalam organisasi dianggap sebagai surat masuk. Tetapi mungkin juga surat datang dari divisi lain dalam organisasi yang sama.

Setiap korespondensi yang diterima oleh perusahaan atau organisasi harus dianggap berguna. Hal ini karena setiap surat mungkin berfungsi sebagai bukti asli dan memberikan pembenaran hukum bagi perusahaan untuk bertindak.

Oleh karena itu, agar perusahaan atau lembaga dapat berfungsi dengan baik, maka surat masuk harus diorganisir atau dikelola dengan baik.

Sementara itu, surat keluar perusahaan didefinisikan sebagai surat yang dibuat dan diterbitkan kepada orang atau kelompok lain di dalam perusahaan.

Selain itu, surat lengkap dari suatu organisasi, instansi, perusahaan, atau lembaga lainnya dapat dianggap sebagai surat keluar. Surat lengkap memiliki semua hal berikut: tanggal, nomor, stempel, dan tanda tangan penandatangan yang berwenang.

Tujuan dari kebanyakan surat keluar adalah untuk menanggapi isi surat masuk dengan informasi atau klarifikasi lebih lanjut. Surat keluar harus ditulis dengan maksud untuk membina hubungan positif yang dapat menguntungkan kedua belah pihak.

Bagaimana perusahaan atau organisasi menangani surat keluarnya tergantung pada ukurannya. Dalam kasus perusahaan atau organisasi kecil dengan operasi langsung, misalnya,

Kemudian, satu orang staf akan bertanggung jawab atas tata letak dan pengelolaan surat. Namun, pengelolaan surat memerlukan keterlibatan beberapa personel dengan tanggung jawab yang berbeda untuk perusahaan atau organisasi dengan operasi yang sangat rumit.

Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Keluar

Setelah mempelajari definisi surat masuk dan surat keluar, kita akan membahas fungsi masing-masing. Dengan mengetahui peran dan fungsinya, kamu bisa lebih siap untuk menangani surat masuk dan surat keluar suatu perusahaan.

Oleh karena itu, berikut ini adalah beberapa alasan dan peran surat masuk dan surat keluar yang harus diperhatikan.

Fungsi Surat Masuk

Tujuan utama surat masuk dan keluar adalah untuk memfasilitasi komunikasi antara perusahaan dan pemangku kepentingan eksternalnya. Berikut ini adalah beberapa kegunaan dan alasan penerimaan surat masuk:

1. Sebagai alat dalam hal komunikasi
2. Sebagai penulis
3. Sejarah sebagai bukti dari catatan masa lalu
4. Bertindak sebagai pengingat yang konstan
5. Dalam bentuk alat bukti tertulis

Fungsi Surat Keluar

Tujuan surat keluar mirip dengan surat masuk, yaitu memungkinkan perusahaan atau instansi untuk berkomunikasi dengan atau berhubungan dengan pihak ketiga.

Dibawah ini adalah beberapa fungsi dan tujuan dari surat keluar, sebagai berikut:

1. Berfungsi sebagai alat bantu manajemen
2. Sebagai alat dalam penulis
3. Untuk tujuan yang jelas agar menuangkan pikiran dan gagasan di atas kertas
4. Dalam bentuk bukti nyata
5. Untuk melacak seberapa jauh perusahaan atau organisasi pemerintah telah berkembang,

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Harus ada metode untuk melacak surat masuk dan keluar pada setiap bisnis dan organisasi lainnya. Manajemen adalah proses pengorganisasian operasi perusahaan sehingga berjalan lancar dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

Kinerja dan pertumbuhan yang optimal dapat dicapai melalui pengelolaan surat masuk dan keluar yang cermat di perusahaan atau organisasi. Hal ini karena struktur sistem komunikasi memungkinkan penyebaran surat yang lebih efisien dan akurat.

Berikut ini adalah beberapa dari sekian banyak keuntungan dari pengelolaan surat yang efisien yang harus diperhitungkan:

1. Semua surat keluar dan masuk akan dicatat secara akurat.
2. Proses penanganan surat terdefinisi dengan baik dan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3. Semua surat masuk akan diarsipkan dan diatur dengan rapi untuk pengambilan yang cepat.
4. Secara teratur, surat-surat yang diterima harus diperlakukan sebagai rahasia.
5. Menjaga privasi melalui surat berarti memperlakukannya dengan benar.

Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

Mungkin untuk memproses surat masuk secara efisien jika kamu mengikuti pendekatan yang sistematis. Proses membaca surat yang baik sering kali terdiri dari langkah-langkah berikut ini:

Penerimaan Surat

Kantor-kantor yang berbeda memiliki rutinitas yang berbeda untuk mengelola atau memproses surat masuk. Administrasi bertanggung jawab atas penerimaan surat, khususnya untuk pengelolaan sistem buku agenda.

Penyortiran Surat

Bagian administrasi akan memeriksa semua surat yang telah diterima.

Pembukaan Surat

Dibuka dengan menggunakan peralatan yang sesuai, seperti mesin pembuka surat atau pisau pembuka surat. Kemudian, kamu dapat membandingkan alamat yang tertulis pada amplop dengan alamat yang tertulis pada label surat.

Kamu dapat menstaples amplop dari belakang surat jika alamat pada amplop tidak sesuai dengan alamat penerima pada surat. Sebaliknya, kamu dapat melewatkan menyatukan amplop jika alamat yang tertulis pada surat hampir sama dengan alamat yang tertulis pada amplop.

Pencatatan atau Registrasi

Gunakan buku agenda untuk mengerjakan pecatatan surat masuk. Tindakan pencatatan tidak boleh diabaikan. Volume surat harian, mingguan, bulanan, dan tahunan dapat dihitung dengan menggunakan metode ini.

Penyertaan Lembar Disposisi

Formulir disposisi kemudian disertakan bersama surat untuk mencatat instruksi pemimpin atau atasan untuk pemrosesan surat lebih lanjut.

Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Langkah berikutnya adalah menyerahkan surat itu kepada penerima. Jurnal internal ekspedisi adalah tempat yang cocok untuk mencatat surat tersebut.

Pendistribusian Surat

Surat kemudian dapat dikirim dari unit administrasi ke unit pemrosesan atau unit kerja untuk ditindaklanjuti dengan cepat.

Klasifikasi Surat

Administrator atau sekretaris kantor di unit pengolah atau unit kerja harus membaca sejumlah surat yang telah disortir untuk menentukan kategorinya.

Penyampaian surat

Setelah itu, sekretaris dapat dengan cepat mengirimkan surat-surat yang telah dipilih dari berkas meja kepada atasan. Hal ini dapat menentukan keputusan surat disposisi akhir.

Tindak Lanjut Surat Pasca dari Pimpinan

Setelah pimpinan atau pengawas menulis surat disposisi, ada tiga tindakan yang mungkin dilakukan. Salah satu dari tiga opsi, yang lainnya adalah menanggapi dan mengarsipkan pesan.

Tahapan Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat tersebut pada dasarnya berbeda. Berikut ini beberapa langkah yang perlu dipikirkan saat mengelola surat keluar:

Pembuatan konsep surat

Kita juga dapat menyebut ide di balik surat sebagai konsep. Ada kemungkinan untuk membuat surat sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan untuk penulisan surat atau sesuai dengan perintah atasan. Konsekuensinya, penting bagi surat untuk menyampaikan beberapa jenis makna.

Pengetikan

Setelah draf surat akhir diterima, draf tersebut diberi nomor surat dan diteruskan ke unit pemrosesan. Setelah itu, otak unit pemrosesan pusat harus melakukan pemeriksaan secara menyeluruh terhadap gagasan jenis surat. Struktur asli konsep surat diperbarui sehingga akan lebih sesuai dengan harapan.

Mengetik Surat Dalam Bentuk Akhir

Setelah ide diterima oleh pemimpin, ide tersebut dapat difinalisasi dengan mengetiknya di atas kertas, disertai dengan kop surat resmi.

Penandatanganan

Selain itu, surat yang telah diketik dapat dikirim kepada pimpinan atau pihak yang memiliki kuasa penandatanganan.

Pencatatan

Ada beberapa langkah yang dilakukan dalam proses pencatatan, antara lain:

1. Surat yang sudah ditandatangani, diberi tanggal, dan cap pos
2. Menambahkan sentuhan akhir lainnya seperti amplop dan lampiran.
3. Untuk memulainya, silakan membaca surat resmi ini.
4. Diberi label “agenda” oleh petugas
5. Yang telah diverifikasi siap dikirim ke penjadwal yang memintanya.

Pengirim Surat

Surat dapat dikirim baik secara pribadi maupun melalui pos.

Penyimpanan surat

Lembar utama dikirim ke penerima, sedangkan halaman kedua dapat diarsipkan dalam arsip. Setiap perusahaan atau organisasi memiliki sistem pengarsipan yang unik.

Macam-Macam Surat Masuk dan Keluar

Berikut ini adalah contoh-contoh surat organisasi perusahaan yang sering terjadi, baik yang masuk maupun yang keluar:

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis kepada individu tertentu, seperti manajer atau eksekutif. Surat ini, seperti namanya, ditulis oleh individu, perusahaan, atau entitas lain dan dikirim langsung ke penerima.

Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang ditulis dengan gaya formal dan ditujukan kepada organisasi atau badan resmi lainnya. Surat dinas memiliki sejumlah variasi huruf yang berbeda, termasuk:

1. Surat resmi biasa
2. Surat dinas yang penting
3. Surat dinas yang kerahasiannya sangat di jaga

Surat Niaga

Surat niaga adalah korespondensi antar perusahaan yang mencakup informasi yang bersifat komersial.

FAQ

Contoh kalimat tanya jawab tentang surat masuk dan keluar

Apa Pentingnya Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yang Baik itu?

Baik surat masuk maupun surat keluar harus dikelola sebagai bagian dari strategi email yang komprehensif. Karena email merupakan sarana yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi perusahaan, maka sangat penting bahwa semua surat masuk dan keluar dikelola dengan tepat.

Kenapa Surat Keluar Harus Rapi?

Agar kejelasan dapat dimengerti, agar penerima surat tidak merasa pusing saat membacanya, dan agar penulis tidak terkesan ceroboh.

Kesimpulan

Surat masuk dan surat keluar adalah dua jenis surat yang berbeda yang dikirim atau diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Surat masuk dapat berupa surat utuh atau amplop yang berisi banyak perusahaan dari pengirim yang berbeda, sedangkan surat keluar adalah masalah khusus dalam perusahaan.

Demikian informasi tentang surat masuk dan keluar, semoga informasi diatas dapat membantu dan bermanfaat untuk kamu semua.